Fundamentos de contabilidad – Asientos Automáticos SAP Business One
En este tema, proporcionaremos ejemplos de los asientos automáticos que se crean durante los procesos de inventario, compra y venta. También hablaremos sobre algunas parametrizaciones financieras que afectan a estos asientos automáticos.
Escenario empresarial
Implementará SAP Business One en un nuevo cliente ,»OEC Computers»( Empresa de ejemplo que utilizamos los consultores de SAP)
Su principal contacto en las instalaciones del cliente es Lucia, la responsable del área de contabilidad.
Lucia desea conocer cómo SAP Business One gestiona los procesos de contabilidad financiera.
Quiere asegurarse que comprende el panorama general para poder informar sobre los resultados de la empresa.
Imagine que la empresa «OEC computers» (La empresa que utilizamos de ejemplo como consultores SAP) esta implementando SAP business One lo cual es un nuevo cliente para la empresa de consultoría . Su contacto principal es la responsable de área de contabilidad, Lucia .
Lucia está muy interesada en la implementación y pregunta sobre cómo SAP business One gestiona los procesos de contabilidad financiera. Desea asegurarse de que comprende el panorama general a fin de ponder informar periódicamente los resultados a los propietarios de la empresa en cada periodo .
Parametrizaciones de finanzas: ¿Qué cuentas se usan automáticamente?
Determinación de cuentas de mayor
Cuentas asociadas
Revisaremos las parametrizaciones de finanzas necesarias y su efecto en los asientos que se contabilizan automáticamente en los documentos.
En los asientos que se contabilizan automáticamente en documentos de SAP business One,¿Cómo «sabe» el sistema que cuentas utilizar?
El sistema sabe qué cuentas debe utilizar porque al inicializar SAP Business One , el usuario define las cuentas de mayor por defecto relacionadas con un determinado proceso empresarial en la ventana «Determinación de cuentas de mayor». En esta ventana, también se definen las cuentas asociadas que enlazan las cuentas de una contabilidad auxiliar del interlocutor comercial con el libro mayor.
Determinación de cuentas de mayor ( para las posiciones utilizadas en documentos)
Primero revisemos cómo se determinan las cuentas para los artículos utilizados en los procesos empresariales.
Como hemos mencionado, cuando se implementa SAP business One por primera vez se definen las cuentas de mayor que se utilizarán por defecto al crear las transacciones durante los distintos procesos empresariales, tales como ventas, compras e inventarios.
Estas cuentas predeterminadas se definen en la ventana «Determinación de cuentas de mayor» en el modulo de Administración — Configuración — Finanzas .Cuando se usan posiciones en las transacciones. existen 2 opciones para la determinación de cuenta :
En la solución tradicional, el sistema busca cuentas por defecto según la determinación de cuentas.
La solución avanzada ofrece una matriz centralizada para determinar las reglas para asignar cuentas de mayor en los asientos según una lista (cerrada) de criterios predefinidos. Ambas opciones se basan en la ventada Determinación de cuentas de mayor.
Es importante asegurarse de tomar decisiones sobre la «Determinación de cuentas de mayor» junto con el responsable del área de contabilidad del cliente.
Cuentas asociadas : El enlace entre libro auxiliar del IC y el libro mayor
En la ventana Determinación de cuentas de mayor, también se definen las cuentas asociadas:
Clientes para el proceso de ventas y Proveedores para el proceso de compras. La cuenta asociada enlaza las cuentas de libro auxiliar del interlocutor comercial con el libro mayor.
Debe definir una cuenta de mayor como cuenta asociada en el plan de cuentas. Cuando contabiliza un documento en un interlocutor comercial, el sistema registra automáticamente el asiento en:
El saldo de la cuenta de datos maestros de interlocutor comercial.
El saldo de la cuenta asociada.
No se pueden contabilizar asientos directamente en una cuenta asociada.
En una factura de clientes, por ejemplo, cuando se debita un cliente, también se debita la cuenta Clientes. Este asiento aparece ahora en los saldos de ambas cuentas (cliente y cuenta asociada).
Tenga en cuenta que los saldos de los datos maestros de interlocutor comercial no aparecen en el plan de cuentas. Solo aparecen las cuentas asociadas de clientes y proveedores. Las cuentas asociadas de clientes y proveedores acumulan las transacciones de cliente y proveedor en sus saldos.
Por lo tanto, el plan de cuentas presenta el estatus financiero completo de la empresa. Los informes financieros también muestran el panorama completo. Por ejemplo, el balance contiene las cuentas de clientes y proveedores.
Valor de asiento automático
Hemos aprendido cómo «sabe» el sistema qué cuentas utilizar en los asientos automáticos. Esto se hace utilizando los valores definidos en la ventana Determinación de cuentas de mayor. Pero, ¿cómo «sabe» el sistema qué valores corresponden al Debe y al Haber en los asientos automáticos? Por ejemplo, ¿un asiento automático creado para una factura de clientes?
Aquí, se describe un escenario común de cómo se fijan los precios en SAP Business One durante el proceso de ventas:
Nuestro cliente Star Trek Computers solicita una oferta sobre 4 reproductores multimedia portátiles. Jean crea una oferta de ventas. Selecciona el cliente y luego el artículo. El precio por unidad aparece en la oferta. ¿Cómo?
Los datos maestros de artículo incluyen 3 precios opcionales para este artículo. Cada uno está representado en una lista de precios diferente.
Star Trek Computers es un cliente revendedor y, por lo tanto, su lista de precios por defecto según se definió en el registro de datos maestros es la Lista de precios de revendedor.
